合同管理

合同列表

合同列表
  • 查询
    • 按租客房号搜索
    • 到期筛选
      • 到期预警:根据设置中心的到期提醒配置,发出到期提醒预警,方便及时跟进
      • 到期未处理:合同已到期,还未处理的
  • 列表内容
    • 租客、楼宇名称、合同状态、总计租金、合同类型等
    • 列表字段自定义显示及排序
    • 按页面呈现数据导出
    • 合同优惠统计报表导出为excel
    • 合同状态查询:新建待审核、新建待修改、变更待审核、变更待修改、正常执行、待执行、到期未处理、退租待审核、退租待修改、已退租、作废待审核、作废待修改。
  • 到期预警图
    • 横轴显示从最早有到期合同的月份开始,往后推36个月结束;
    • 纵轴显示到期合同份数。
    • 可快捷筛选月、季、年,查看统计数据;
    • 可快捷筛选工位、面积合同数,查看统计数据。
    • 点击柱状图的某个月份,则会在列表中筛选出该月到期的合同。
    • 到期监控图只统计有租赁条款的合同,不统计只有物业条款的合同
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新建合同
  • 入口:点击列表页新建合同,或者选择其他合同的复制
  • 新建合同步骤:
    • 第一步:填写基本信息
      • 基本信息
        • 合同模版:需要提前进行合同模版配置
        • 填写合同编号:系统自动生成或者手动输入
        • 租赁数量
        • 合同签订时间
        • 合同计租时间
        • 合同失效时间
        • 单价保留小数点:涉及租金报表中单价的最终小数位
        • 计算精度:结果保留两位;每步保留两位
        • 计算顺序
          • 单价✖️面积✖️时间
          • 单价✖️时间✖️面积
      • 选择房源或者工位
      • 选择租客信息或者新建客户信息
      • 设置滞纳金的规则
      • 结合自定义合同标签使用
    • 第二步:填写费用条款
      • 费用条款类型
        • 租赁条款
        • 物业条款
        • 备注条款
      • 规则
        • 可以添加多个条款
        • 租期条款时间段上不能重合
      • 租赁条款
        • 填写租期条款
          • 选择的房源
          • 租赁数量
          • 租期条款(计算方式请参考算法总览)
            • 计租方式
              • 固定租金
              • 固定分成
                • 选择分成方式
                  • 固定分成
                  • 阶梯分成
                • 填写分成比例
              • 租金+分成
                • 选择分成方式
                  • 固定分成
                  • 阶梯分成
                • 填写分成比例
              • 租金/分成取高
                • 选择分成方式
                  • 固定分成
                  • 阶梯分成
                • 填写分成比例
            • 开始时间
            • 结束时间
            • 合同单价
            • 付款时间
              • 第一期付款时间不参照提前几个工作日,默认合同开始时间
            • 计费类型
              • 按月计费
              • 按实际天数计费
            • 年天数
            • 付款周期
            • 租金划分方式(参照算法总览)
        • 递增条款:按设置好的规则,同步账单
        • 优惠条款
          • 优惠类型
            • 免租期
            • 装修期
            • 单价折扣
            • 减免金额
            • 单价减免
            • 参与账单计算
        • 其他条款
          • 用于其他费用类型的条款
      • 物业条款
        • 用于物业上的条款定义,可生成账单
      • 备注条款
        • 需要额外备注的条款
      • 点击生成租金明细,根据配置好的规则
    • 第三步:合同文本
      • 生成文本
        • 选择合同模版
        • 生成附件类型的合同文本
      • 附件信息
    • 第四步:保存或发起审批
      • 审批流程在设置中心-审核流程-合同审核流程配置
      • 保存后,合同为“新建待修改”状态,即草稿状态,用户仍可修改合同
      • 保存&发起审批,则合同状态会更新为“新建待审核”,需预先设置好的审核人员审核
      • 如果审核不通过,合同状态为“新建待修改”
      • 提交人修改后可继续提交审核申请
      • 提交人可关闭申请,结束合同的新建审核流程
      • 如果审核通过,则会按照该合同租金明细自动生成账单
  • 规则
    • 同一个房源可建多份合同,且合同租赁面积不限制;
    • 一份合同只能选中一个楼宇,同一个楼宇内可选中多个房源;
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编辑合同

  • 规则:发起审核则不可以编辑;审批被驳回可以重新编辑

合同变更

  • 概述:当合同状态是正常执行、待执行、到期未处理的合同可以进行编辑
  • 变更方式
    • 修改原合同
    • 商业条款变更
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  • 修改原合同
    • 规则
      • 修改原合同
      • 合同变更审批结束后,只保留一份合同
    • 变更说明
      • 支持对原合同基本信息修改、对费用条款修改、对合同明细修改
      • 独立修改,互不影响
      • 修改基本信息
        • 修改主体、跟进人,会同步该合同所有账单
        • 修改房源暂不支持同步该合同老账单,可在修改时,删除老的费用条款,添加新的费用条款的方式生成新的账单
      • 修改费用条款
        • 修改了费用条款后,不可生成新的租金明细
        • 支持删除原合同费用条款
          • 删除原合同费用条款,未处理账单自动关闭,已处理账单应收变为0,处理后,可手动关闭
          • 处理方式同作废合同
        • 支持新增费用条款
          • 新增费用条款,可生成租金明细,合同审核通过后,生成新的账单
      • 关于合同明细
        • 合同审核通过后,同步账单应收金额,暂不支持同步账单金额
        • 若原账单有实收、结转、调整,修改明细应收后,同步账单应收,并同步计算账单需收
        • 存在二级明细的一级明细,一级明细应收不可编辑,二级明细应收可编辑,一级明细应收金额等于该明细所有二级明细的应收之和
        • 不存在二级明细的一级明细,应收可直接编辑
        • 明细区间必须连续、不重叠
        • 若明细为一级明细,可修改付款日
        • 删除单条明细后,对应账单关闭(若有实收、调整、结转,需先取消)
  • 商业条款变更
    • 规则
      • 该变更会以退租老合同、新建新合同的方式,在变更审核通过后,生成新老两份合同
      • 老合同变为退租合同,合同到期后在归档合同中
    • 变更步骤
      • 选择变更生效时间,老合同按变更前执行,新合同按变更后执行
      • 填写合同编号
      • 涉及账单变更的
        • 生成老合同待退或者待收账单
        • 生成新合同账单
        • 可以进行账单结转
  • 发起变更审批
    • 当审核不通过时,合同列表中老合同和新合同均变为“变更待修改”。
    • 当审核通过时,老合同变为“已退租”,新合同按照合同计租时间变为“待执行”或“正常执行”,此时老合同的明细列表在变更发生后的账单会有“失效”标签;明细的修改会同步到该合同的所有账单。
    • 当关闭申请时,老合同和新合同均变为“变更待修改”
    • 删除掉变更待修改状态的新合同,老合同恢复为“正常执行”
    • 变更待修改合同,可在查看审核时【取消变更】,取消变更后,合同恢复至变更前
  • 在【合同历史】中可以看到老合同和新合同的关系
    • 可看到变更附件
    • 可查看老合同

结转
  • 概述:结转可以理解为未结清的账单可以用待退款/待付款的账单进行结转
  • 入口
    • 在合同详情页可点击结转或者在详情页的结转列表发起结转
    • 变更合同发起结转
    • 续签合同发起结转
    • 退租合同发起结转
  • 规则
    • 只有上述发起结转的入口才可结转
    • 只有收款账单可以发起结转
  • 操作
    • 点击几个入口的结转按钮
    • 选择结转来源
      • 外部账单
        • 发起结转的收款账单为【需付】,则展示收款账单需收金额>0的账单,付款账单需收金额>0的账单;发起结转的收款账单为【需收】,则展示收款账单需付金额>0的账单
      • 本合同账单
        • 本合同账单(包括自建账单(关联了本合同))
    • 填写结转金额
      • 可结转金额
        • 账单可结转的金额
      • 本次结转金额
        • 本次要结转的金额,不能大于可结转金额
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合同续租
  • 入口:在合同详情页点击续租
  • 操作
    • 合同计租时间默认当前合同往后增加一年,可修改
    • 填写合同编号
    • 相当于新建合同
  • 发起续租审批合同列表中新合同和老合同皆为“续租待审核”
    • 工作台中,对应一条“新建待审核”
      • 当审核不通过时,合同列表中的老合同和新合同皆变为“续租待修改”
      • 当审核通过时,老合同变为“已退租”,新合同按照合同计租时间,变为“待执行”或“正常执行”
      • 当关闭申请时,合同列表中的老合同和新合同皆变为“续租待修改”
      • 当删除新合同时,老合同变为“正常执行”
    • 在【合同历史】中可以看到新老合同的关系

合同退租
  • 入口:合同详情页点击退租
  • 操作
    • 生成退租协议
    • 历史账单
      • 对历史已发生的账单进行计算
      • 保证金账单
      • 其他费用
    • 进行退租结转
      • 可将其他账单结转到该退租协议的需收
      • 也可将可退租协议的需退结转到其他账单
    • 审批通过合同状态变为已退租
    • 审批被驳回合同状态变为退租贷修改
  • 规则
    • 过了退租日期的下一天,合同会到归档合同
    • 提交人可关闭申请,结束审核流程

合同作废
  • 入口:合同详情页点击退租
  • 规则
    • 如果审核不通过,合同状态为“作废待修改”,提交人可修改后再次提交申请
    • 如果审核通过,则该份合同作废,即删除合同,不在合同列表里也不在归档合同里
    • 提交人可关闭申请,结束审核流程。

合同打印
  • 入口:合同详情页点击合同打印
  • 操作
    • 选择合同模版生成合同
    • 新建租赁合同模版
      • 跳转到设置中心-合同管理-合同打印模版
      • 配置合同打印模版

合同详情
  • 合同信息
    • 可查看租客信息,房源信息,其他关键信息,基本条款,租期条款,递增率,优惠等合同信息
    • 顶部显示合同状态
      • 合同状态有:正常、新建待审核、新建待修改、退租待审核、退租待修改、作废待审核、作废待修改
        • 待审核状态的合同可查看审核进度
        • 已发起的退租的合同可查看退租协议
    • 可对合同进行变更、续签、退租、作废、结转、复制到新合同等操作
  • 可查看合同历史、合同明细、结转列表、账单列表、凭证列表、收入列表
  • 合同备注
    • 可新建/编辑/删除/查看关于合同的备注信息
    • 自己添加的备注可编辑删除,他人添加的备注不可操作
  • 合同附件管理
    • 可上传/下载/删除有关合同的附件
    • 仅支持上传doc.,docx.,jpeg.,png.,pdf.格式的文件
  • 合同历史记录
    • 显示关于合同的编辑修改记录
    • 不可操作,只可查看
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归档合同
  • 归档合同:合同做退租处理,且退租审核通过之后的合同,在退租日的后一天会进入归档合同列表。
  • 开放新建合同入口
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