合同管理

合同列表

  • 合同列表
    • 可查看所有正在进行中的合同,指合同结束日未到期或结束日已到期但未退租的合同。
    • 顶部可筛选到期预警合同/到期未处理的有租赁条款的合同。
      • 到期预警合同指“提前X天提醒未来即将到期的租赁合同”。
      • 到期未处理合同指“合同结束日已到期,但未办理退租手续“的合同。
    • 若合同中仅有租赁条款,则合同列表中租客名后面显示“租”标签,若仅有物业合同则显示“物”标签,若既有租赁条款,也有物业条款,则显示“租&物”。
    • 顶部可按租客名称搜索合同。
  • 到期监控图
    • 横轴显示从最早有到期合同的月份开始,往后推36个月结束;
    • 纵轴显示到期合同份数。
    • 可快捷筛选月、季、年,查看统计数据;
    • 可快捷筛选工位、面积合同数,查看统计数据。
    • 点击柱状图的某个月份,则会在列表中筛选出该月到期的合同。
    • 到期监控图只统计有租赁条款的合同,不统计只有物业条款的合同
    • 统计合同状态:正常执行、待执行、到期未处理、退租待审核、退租待修改、作废待审核、作废待修改。
  • 归档合同
    • 归档合同:合同做退租处理,且退租审核通过之后的合同,在退租日的后一天会进入归档合同列表。
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合同详情

  • 合同详情

    • 可查看租客信息,房源信息,其他关键信息,基本条款,租期条款,递增率,优惠等合同信息
    • 顶部显示合同状态
      • 合同状态有:正常、新建待审核、新建待修改、退租待审核、退租待修改、作废待审核、作废待修改
        • 待审核状态的合同可查看审核进度
        • 已发起的退租的合同可查看退租协议
    • 可对合同进行变更、续签、退租、作废、结转、复制到新合同等操作
    • 可查看合同历史、合同明细、结转列表、账单列表、凭证列表、收入列表
    • 可查看合同的备注信息,并添加备注
    • 可查看合同的历史修改记录
    • 可查看合同的附件管理,上传/下载/删除文件
    • 可用合同打印模版生成并打印合同
  • 合同备注

    • 可新建/编辑/删除/查看关于合同的备注信息
    • 自己添加的备注可编辑删除,他人添加的备注不可操作
  • 合同附件管理

    • 可上传/下载/删除有关合同的附件
    • 仅支持上传doc.,docx.,jpeg.,png.,pdf.格式的文件
  • 合同历史记录

    • 显示关于合同的编辑修改记录
    • 不可操作,只可查看
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合同操作


新建合同
  • 可选择新建合同模版快捷新建合同,选择模版后,新建合同会将模版中预先设置好的填充项同步过来
    • 需选择楼宇后,才可以选择模版;
    • 可进入合同管理中新建或修改合同新建模版。
  • 同一个房源可建多份合同,且合同租赁面积不限制;
  • 一份合同只能选中一个楼宇,同一个楼宇内可选中多个房源;
  • 可以为合同选择标签,需要在合同标签中新建标签;
  • 填写完成后,需点击“生成租金明细”,确认无误后可点击保存
    • 可手动编辑修改租金明细,调整金额,如四舍五入、小数点抹零等
    • 可操作结转,结转允许别的账户里多出来的钱抵充该账户需要付钱的明细
      • 如无“结转权限”, 则新建合同页面所有的“结转”按钮将被隐藏,无法操作
    • 保存合同即可生成收租账单(按收租明细报表收租)。
  • 合同新建后,可选择“保存”,或“保存&发起审批”
    • 保存后,合同为“新建待修改”状态,即草稿状态,用户仍可修改合同
    • 保存&发起审批,则合同状态会更新为“新建待审核”,需预先设置好的审核人员审核
    • 如果审核不通过,合同状态为“新建待修改”
      • 提交人修改后可继续提交审核申请
      • 提交人可关闭申请,结束合同的新建审核流程
    • 如果审核通过,则会按照该合同租金明细自动生成账单
  • 附新建合同操作视频
变更合同
  • 变更合同分为“主体变更”、“基本信息变更”和“商业条款变更”
    • 主体变更和基本信息变更不需要审核,直接修改合同当前的租客、法人、标签等基本信息
    • 商业条款变更是对上一份合同进行退租,新建一份关联合同
  • 商业条款变更
    • 选择商业条款变更后,前面的步骤同新建合同,最后需要进行变更结转。
      • 变更结转用于将变更前的合同中有实收的账单金额结转到新合同的账单。
      • 例:老合同保证金账单实收1000,此时和点击待生成账单中保证金账单后的结转,选择老合同的保证金账单,填写结转金额1000,此时老合同保证金的1000实收就会被结转到新合同的保证金实收中。
  • 对合同发起【合同变更审核】的时候,合同列表中有两份合同,老合同和新合同的状态均为“变更待审核”
    • 在工作台中,对应的是一条新建审核
      • 当审核不通过时,合同列表中老合同和新合同均变为“变更待修改”。
      • 当审核通过时,老合同变为“已退租”,新合同按照合同计租时间变为“待执行”或“正常执行”,此时老合同的明细列表在变更发生后的账单会有“失效”标签
      • 当关闭申请时,老合同和新合同均变为“变更待修改”
      • 删除掉变更待修改状态的新合同,老合同恢复为“正常执行”
    • 在【合同历史】中可以看到老合同和新合同的关系
      • 可看到变更附件
      • 可查看老合同
  • 附变更合同操作视频
退租合同
  • 在合同详情页点击退租,填写退租协议
    • 可修改历史账单的应收,用来调整退租金额
    • 可添加其他费用,作为退租应收
    • 退租原因可在用户中心——>自定义管理中设置
  • 确认退租协议后,点击“下一步”,可进入退租结转
    • 可将其他账单结转到该退租协议的需收
    • 也可将可退租协议的需退结转到其他账单
  • 合同提交退租申请后,合同状态为“退租待审核”,需审核人员审核
    • 如果审核不通过,合同状态为“退租待修改”,提交人可修改后再次提交申请
    • 如果审核通过,且合同结束日已到期,合同归为归档合同列表;若合同结束日还未到,则合同变为“已退租”状态
  • 提交人可关闭申请,结束审核流程。关闭后退租协议不保存,需再次填写
  • 可在退租记录模块中查看所有已发生的退租
    • 所有已发生的退租会有一条账单集合,点击可查看该合同的所有账单
      • 勾选账单可一键结清
  • 退租协议可以打印,需要在退租协议模版中上传模版
  • 附退租合同操作视频
作废合同
  • 作废条件:满足以下所有条件的合同才可作废
    • 合同的账单累计开票金额为0
    • 合同的账单累计匹配流水为0
    • 合同的账单累计结转金额为0
    • 合同的账单不存在结转审核
    • 合同的收入列表无已确认金额
  • 须填写作废原因,点击保存后,可发起作废审批,此时合同进入“作废待审核”状态
    • 如果审核不通过,合同状态为“作废待修改”,提交人可修改后再次提交申请
    • 如果审核通过,则该份合同作废,即删除合同,不在合同列表里也不在归档合同里
    • 提交人可关闭申请,结束审核流程。
  • 附作废合同操作视频
续签合同
  • 合同续签是对上一份合同进行自动退租,新合同的计租时间必须从上一份合同的失效日之后开始。
  • 续签流程类似于新建流程
  • 填写完成后,需生成租金明细,点击下一步进入【续租结转】
    • 可将其他账单结转到该退租协议的需收
    • 也可将可退租协议的需退结转到其他账单
  • 对合同发起【合同续签审核】,合同列表中新合同和老合同皆为“续租待审核”
    • 工作台中,对应一条“新建待审核”
      • 当审核不通过时,合同列表中的老合同和新合同皆变为“续租待修改”
      • 当审核通过时,老合同变为“已退租”,新合同按照合同计租时间,变为“待执行”或“正常执行”
      • 当关闭申请时,合同列表中的老合同和新合同皆变为“续租待修改”
      • 当删除新合同时,老合同变为“正常执行”
    • 在【合同历史】中可以看到新老合同的关系
  • 附作废合同操作视频

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